Laut Artikel 6 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat. Abweichend davon kann eine Verarbeitung u.a. auch zur Erfüllung eines Vertrages oder zum Schutz der berechtigten Interessen der für die Daten verantwortlichen Stelle oder eines Dritten stattfinden, ohne dass es einer Einwilligung bedarf. Ein berechtigtes Interesse ist beispielsweise der Versand von Werbung per Post, die erforderlich ist, um neue Kunden gewinnen und den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten zu können. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen, was beispielsweise dann der Fall ist, wenn die betroffene Person der Verarbeitung ihrer Daten zu diesem Zweck widersprochen hat.

Ob ein Mailing die beste Wahl für die Gewinnung neuer Kunden ist, hängt von einer ganzen Reihe unterschiedlicher Faktoren ab:

• Möchten Sie regional oder bundesweit werben?
• Wie hoch Ihr verfügbares Budget?
• Welche Zielgruppe möchten Sie erreichen?
• Welches Produkt/welche Dienstleistung möchten Sie bewerben?
• Welches Marketing-Ziel verfolgt Ihre Kampagne?

Ob ein Mailing letztendlich das geeignete Medium für Sie ist, klären wir gerne in einem unverbindlichen Gespräch mit Ihnen.

In der Regel empfehlen wir, Adressen zur einmaligen Nutzung anzumieten. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie stets auf aktuelle Adressen zugreifen und mit jedem Mailing einen anderen Teil des Gesamtbestandes anschreiben können. Da Sie weder die Qualität der Adressen kennen noch wissen, wie sie auf eine Ansprache per Mailing reagieren, ist ein Kauf ohne den vorherigen Test einer repräsentativen Teilmenge mit einem hohen Risiko verbunden.

Zur Anmietung von Adressen werden in der Regel folgende Informationen benötigt:

• Name und ladungsfähige Anschrift des werbenden Unternehmens
• Verbindliches Muster des geplanten Mailings
• Geplanter Termin der Postauflieferung
• Name und Anschrift der Dienstleister, die mit der Verarbeitung der Adressen betraut werden (Datenverarbeitung, Lettershop, Call Center, alternative Postdienstleister usw.) sowie deren unterschriebene, aktuelle DDV-Verpflichtungserklärungen (VE 12/2009) „Auftragsdatenverarbeitung und Datenumgang“
• Sichere Lieferadresse (vorzugsweise FTP-Server)
• Angaben über Maßnahmen der Datenverarbeitung, die über die gewöhnlichen Standards hinausgehen (z.B. Anreicherungen, Scorings, Mail-Respons-Analysen, Nutzung als Sperrliste, Speicherung für mehr als 3 Monate usw.)

Bei der Anmietung von Adressenlisten zur einmaligen Nutzung gilt gewöhnlich eine Mindestbestellmenge von 5.000 Adressen. Für Branchenadressen liegen die Mindestauftragswerte je nach Anbieter in der Regel zwischen 300,00 € und 500,00 €.

Beim Kauf von Adressen bezahlen Sie die Menge der tatsächlich gelieferten Adressen. Hinzu kommt in der Regel eine Pauschale für Selektion und Bereitstellung.

Bei der einmaligen Nutzung von Adressen wird die tatsächlich genutzte Adressenmenge abgerechnet, wobei aber die Mindestabnahmemenge und die Mindestabrechnungsquote beachtet werden müssen, die vom Eigentümer festgelegt werden. Für die Abrechnung wird ein Abgleich-Protokoll benötigt, das Ihnen der für die Datenverarbeitung zuständige Dienstleister vorlegt. Damit können die Verarbeitung der Adressen und die tatsächlich genutzte Adressmenge nachvollzogen werden. Über den Adressenpreis hinaus können Kosten für reguläre und spezielle Selektionen und die Bereitstellung der Adressen anfallen.

Es hat für Sie mehrere Vorteile, wenn Sie Ihre Adressen nicht direkt, sondern bei einem seriösen Listbroker bestellen:

• Listbroker kennen den Markt und beraten Sie neutral im Hinblick auf verfügbare Adressenpotenziale für Ihre Zielgruppe.
• Der Service eines Listbrokers kostet Sie nichts, da er von den Anbietern der Adressen eine Provision erhält. Sie bezahlen bei einem Listbroker also nicht mehr, als wenn Sie die Adressen direkt bestellen.
• Listbroker kennen die gesetzlichen Vorschriften und helfen Ihnen dabei, Ihre Werbung gesetzeskonform umzusetzen.
• Die Service-Angebote eines Listbrokers (z.B. List-Management, Kampagnen-Planung und -Abwicklung, Datenverarbeitung etc.) können Ihnen viel Arbeit sparen und Ihr internes Know-how ergänzen.
• Mit der Unterzeichnung der Qualitäts- und Leistungsstandards des List Councils im Deutschen Dialogmarketing Verband unterwirft sich der Listbroker strengen Anforderungen an die Qualität seiner Dienstleistung und regelmäßigen Kontrollen. Durch die Auswahl eines Listbrokers mit Qualitätssiegel des DDV List Councils erfüllen Sie Ihre Sorgfaltspflichten bei der Auswahl geeigneter Dienstleister gemäß §11 Bundesdatenschutzgesetz.

Die Beantwortung dieser Frage hängt von einer ganzen Reihe unterschiedlicher Faktoren ab:

• Wie viele Adressen werden angeboten, wie alt sind sie und wie wurden sie gewonnen?
• Handelt es sich um einen „lebenden“ Adressenbestand, wie viele Adressen kommen regelmäßig neu hinzu?
• Welche Zielgruppe(n) beinhaltet der Bestand, welche Merkmale können selektiert werden?
• Vermieten Sie die Adressen auch an konkurrierende Unternehmen, möchten Sie sie eher restriktiv oder umsatzorientiert vermieten?
• Erzielen die Anmieter mit den Adressen zufriedenstellende Ergebnisse?

Sie können die vertragsgemäße Verwendung Ihrer Adressen mithilfe von Kontrolladressen überprüfen. Die Kontrolladressen sollten zu der bestellten Adressenselektion passen (Geschlecht, PLZ-Region etc.). Idealerweise verwenden Sie die Kontrolladressen nur für eine Adressenselektion, damit im Falle von Unstimmigkeiten ein eindeutiger Nachweis erbracht werden kann. Unser Partner adreko, der sich auf die Arbeit mit Kontrolladressen spezialisiert hat unterbreitet Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot. Sprechen Sie uns an!

Sie können die Qualität von Adressen anhand von verschiedenen Faktoren überprüfen. So kann Ihnen bereits der erste Blick in eine Adressdatei verraten, ob die Adressen sauber erfasst wurden:

• Stehen die Angaben zu den Adressen immer in denselben Feldern?
• Sind Vor- und Nachnamen vertauscht?
• Haben die einzelnen Felder eine ausreichende Länge, damit Namen oder Adressangaben nicht abgeschnitten sind?
• Haben alle Adressaten eine Anrede, sind alle relevanten Felder gefüllt?

Auch die Überprüfung mit einer professionellen Adressen-Software verrät Ihnen vieles über die Qualität der Adressen:

• Enthält der Adressenbestand auffällig viele Dubletten?
• Stimmen Postleitzahl, Ort und Straße überein?

Zu guter Letzt können die Adressen auch gegen verschiedene Dateien mit Umzüglern und Verstorbenen abgeglichen werden. Die Menge der damit gefundenen Treffer lässt Rückschlüsse darauf zu, wie häufig die Adressen eingesetzt werden und wie alt der Adressenbestand ist.